任せられるかどうかは、部門名ではなく作業の単位で決まる

外注がうまく進まない理由の多くは、相手の力量ではなく、渡す範囲が作業の単位まで下りていないことにあります。先に決めるのは、どの部門を任せるかではなく、月に何回起きるどの作業を任せるかです。

範囲が決まらないまま相談すると、見積りも依頼文も書けません。「経理をお願いしたい」と伝えると、相手からは何ができるかの説明が返ってきますが、こちらが頼みたい作業と重なっているかは分かりません。結局、今月も自分で作るほうが早いという結論に戻ります。

そこで作るのが、業務依頼票です。任せる作業の範囲、渡すもの、返してもらうものを1枚にまとめた紙で、九項目で足ります。この1枚が埋まると、依頼先を見比べる軸も、試した結果を読む軸も同じになります。

この記事で使う事業は合成例です。毎月35件の請求書を発行し、そのうち32件の下書きと送付準備を外注する設定です。件数、時刻、営業日、期間は説明のために置いた値で、実在の事業の記録ではありません。

バックオフィスの外注は、社内の事務作業の一部を外の相手へ任せること

バックオフィスとは、売上を直接作る仕事ではなく、請求、入金の確認、経費の整理、書類の保管などを支える事務の仕事です。その一部を社外の相手へ任せるのが、ここで扱う外注です。会社の形や契約の種類ではなく、どの作業を外へ出すかという話になります。

学校の文化祭で、当日の受付名簿を作る係を別のクラスへ頼むときを思い浮かべてください。頼むときに渡すのは、名簿のひな形と、参加者の一覧と、提出の期限です。誰が最後に名簿を確かめるかも、先に決めておきます。

作業を引き受ける相手を外注先、任せる範囲を1枚に書いた紙を業務依頼票と呼びます。承認とは、できあがった内容でよいと責任者が認めることです。権限とは、どのデータを見られるか、どの操作ができるかの範囲を指します。

扱うのは、月の締めから請求書を送るまでの事務作業です。入金の照合、経費の整理、給与の計算にも同じ進め方を当てられる部分はありますが、手順そのものはここでは扱いません。契約書の作り方、料金の相場、委託と雇用の線引きといった専門の判断も、この記事では決めません。

進め方は六段に分かれ、外注の単位を決めるところから始まる

外注の進め方は、六つの段に分かれます。順番を入れ替えると、依頼票の欄が埋まりません。

1. 棚卸し：1か月の事務作業の書き出しと、回数と判断の箇所の整理
2. 分離：作業、判断、承認の三つへの切り分け
3. 依頼票：九項目を埋めた1枚の作成
4. 情報と権限：渡す資料と権限を、その月の作業に必要な範囲へ絞る決め
5. 試行：請求書の下書き一つに限った1か月の試し
6. 判断：四つの見方による、本稼働へ進むかどうかの決定

外注の単位は、業務の名前ではなく、作業の名前と月の回数まで下げて書きます。請求や経理という言葉では、相手が見積りを出せません。請求書の下書きを月35件、という形まで下がって初めて、渡せる単位になります。

単位を下げると、同じ業務の中でも渡せる部分と渡せない部分が分かれます。毎月同じ金額の請求書は手順だけで作れますが、臨時の請求書は金額の決め方そのものを決める必要があります。毎月同じ金額の請求書は渡せて、臨時の請求書は社内に残ります。

準備は、1か月の事務作業を書き出すところから

書き出す前に、手元へそろえるものが四つあります。どれも新しく作る必要はなく、すでにある記録で足ります。

• 直近1か月分の作業の記録（日付、相手、数量が分かるもの）
• 現行版の単価表（作業ごとの金額の一覧）
• 請求先の宛名と送付手段の一覧
• 承認する人の名前と、その人が見る項目

そろったら、1か月に起きた事務作業を表にします。列は、作業、月の回数、手順の決まり方、判断が入る箇所の四つです。合成例では、次の五行になります。

この表の中から最初に渡す作業は、回数が多く、手順が決まっていて、判断の箇所が少ないものを選びます。合成例では、請求書の下書き作成が1番目になります。見積書の作成は、回数が少なく、価格の決定という判断が中心のため、最後まで社内に残します。

毎月35件の請求書は、金額の決まり方で三つに分かれます。毎月同じ金額のものが20件、作業量で金額が変わるものが12件、案件ごとに見積りを出す臨時のものが3件です。外注へ出すのは前の二つで、合わせて32件になります。臨時の3件は、金額の決め方に判断が入るため社内で作ります。

書き出す粒度で迷ったら、1回の作業を誰かに頼む場面を思い浮かべてください。その場で渡す資料と、返してもらうものが言えるところまで下がっていれば足ります。部門名で止まっているうちは、まだ単位が大きいままです。

作業と判断と承認を分けると、渡せる範囲が決まる

一つの業務は、作業、判断、承認の三つが混ざっています。作業は、決めた手順どおりに手を動かす部分です。判断は、手順では決まらずその場で決める部分を指します。承認は、できあがった内容でよいと責任者が認める部分です。

この合成例では、まず1か月の試しとして、手順が決まっている定型の作業を外注先へ渡します。社内に残すのは、方針の決定、手順で決まらない例外の判断、最終の承認です。基準が文書になっている定型の判断まで、外へ出せないわけではありません。最初の1か月は渡す範囲を狭めに取り、記録を見てから動かすほうが安全です。合成例の請求書の発行を、六つの段に分けて並べます。

承認を外へ出さないという線引きは、作業量の問題ではなく責任の置き場所の問題です。金額が違えば取引先との関係に響き、送付先が違えば情報が外へ出ます。承認で見る項目は、金額と送付先と送付可否の三つに固定してください。項目が固定されていると、1件あたりの確認の負担を記録して、翌月に見直せます。かかる時間は業務の中身で変わるので、試行の1か月のあいだに計って記録しておきます。

同じ理由で、振込の最終承認、口座の操作、支払の実行は外へ出しません。下書きの作成と送付準備までを渡し、お金が動く操作は社内に残します。

契約書の作り方や解釈、源泉徴収の要否、消費税の扱いは、代行する相手へそのまま委ねる範囲ではありません。委託と雇用の線引きも同じです。税務なら税理士、労務なら社会保険労務士、契約や法務なら弁護士へ確かめてください。

業務依頼票は、目的から例外時連絡までの九項目で足りる

業務依頼票に書くのは、九項目です。項目を増やすより、どの欄が空いているかを見えるようにしたほうが、相手の質問が減ります。

九項目の中で空欄になりやすいのは、対象外の欄です。任せたい作業だけを書くと、相手は書かれていない周辺まで含まれると読むか、逆に手を止めます。社内に残す作業とその理由を書いておくほうが、後から範囲を広げるときも楽になります。

項目を増やしたくなったら、どの欄の説明が足りていないかを見てください。品質の基準は完了条件へ、連絡の頻度は例外時連絡へ、支払いの条件は契約書へ入ります。九項目の外に新しい欄を作ると、更新されない欄が増えていきます。

記入済みの業務依頼票と、別の作業で使えるひな形

合成例の請求書の下書きで、九項目を埋めた1枚が次の形です。角かっこは使わず、そのまま読める文で書いています。

次は、別の作業へ差し替えて使うひな形です。角かっこの中だけを入れ替えます。

差し替えるのは、角かっこの中だけです。九項目の数と順番は変えません。欄の名前も、そのまま使ってください。

このひな形が合うのは、手順が決まっていて、迷ったときに社内へ戻せる作業です。見積りの価格を決める作業など、判断そのものが中心の仕事には向きません。その場合は、資料をそろえる部分だけを切り出して依頼票にします。

九項目が埋まったら、その1枚を持って依頼先を見比べます。何を任せるかが決まっていれば、料金の比較だけで決める必要はありません。選ぶときの軸は、オンライン事務代行の選び方で整理しています。

渡す資料と権限は、その月の請求に必要な範囲に限る

渡す範囲を広げるほど、確認の手間は減りません。相手が探す場所が増え、どこまで見てよいのかの質問が増えるためです。渡すのは、その月の請求を作るのに使う資料だけにします。

合成例で渡すのは、次の四つです。

• 当月の作業の記録（日付、相手、数量が分かる範囲）
• 現行版の単価表（前の版は渡さず、更新したら差し替え）
• 請求書のひな形（計算式が入ったままのもの）
• 請求先の宛名と送付手段の一覧（請求に必要な項目だけ）

反対に、渡さないものも決めておきます。

• 全取引先の名簿と、過去の全期間の請求データ
• 銀行口座の操作や、支払いを実行できる権限
• 会計や販売管理の記録で、設定を変えられる管理者権限
• 社内の担当者が使っているアカウントのIDとパスワード

アカウントは共有せず、社内の担当者が使っているIDとパスワードも渡しません。誰が何をしたかの記録が残らず、終わるときに権限だけを外せなくなるためです。利用者ごとのアカウントを作れる道具なら、外注先の分を別に発行してください。見られるデータと行える操作は、当月の請求に必要な範囲に絞ります。専用のアカウントがない道具では、渡すファイルと共有フォルダを当月分だけに限る形を、始める前に合意してください。

終わり方も、始める前に決めておきます。外注を終えるとき、または担当が変わるときに確かめるのは四つです。

• 発行したアカウントの停止
• 共有フォルダの共有解除
• 渡した資料の返却、または削除した旨の報告
• 作った下書きの保管場所と、保管する期間

四つの扱いは、契約を結ぶときに書面へ入れておきます。終わってから話し合うと、データが相手の手元に残ったままになりやすいためです。条項の書き方そのものは、弁護士など契約の内容に応じた専門家へ確かめてください。

最初の1か月は、請求書の下書き一つで試す

試すのは、1か月、1業務だけにします。同時に複数の作業を渡すと、うまくいかなかったときに原因が分かれません。請求書の下書きと送付準備の32件に限れば、1か月で記録が1周します。

合成例の1か月は、五つの営業日で動きます。営業日は、土日や休業日を除いて数えた日です。

• 第1営業日：社内が、当月の作業の記録と現行版の単価表を共有フォルダへ置きます。
• 第2営業日17時：外注先が、下書きと確認待ちの一覧を出します。
• 第3営業日：社内の責任者が、金額と送付先と送付可否を1件ずつ承認します。差し戻した分は当日の17時までに再提出を受けます。
• 第4営業日12時：外注先が、承認済みの分の送付準備を終えます。
• 第5営業日：社内が、承認済みの請求書を送付します。

1か月の記録は、五つの項目だけ残します。評価のためではなく、渡す情報と手順のどこが足りないかを見るための記録です。表の数は合成例の結果で、目安として使える水準ではありません。

依頼した32件は、下書き30件と確認待ち2件で全部説明できます。第3営業日は、まず下書き27件を承認し、残る3件を差し戻します。差し戻した3件のうち2件は同じ日に直り、第3営業日のうちに承認しています。第4営業日に承認したのは、再提出が翌日になった差し戻し1件と、確認待ちの2件です。27件＋2件＋1件＋2件で32件になり、依頼した件数と合います。第4営業日の3件は第5営業日の12時までに送付準備を終え、臨時の3件を加えた35件が同じ日の送付に収まります。

差し戻しの3件は、同じ理由ではありません。単価の取り違えと備考の記載漏れの2件は、手順に確認の一行を足せば減ります。宛名の部署名の1件は、外注先が渡された一覧どおりに書いていて、完了条件も満たしています。古かったのは社内で渡した一覧です。

記録は、外注先の成績表ではなく、渡す情報の点検表として読みます。期限を越えた1件も、相手の作業が遅れたのではなく、宛名の確認に社内で時間がかかったことが理由です。次の月に直すのは、依頼票の入力の欄です。

本稼働に進めるかは、記録の四つの見方で決める

1か月分の記録を、四つの見方で読みます。

1. 件数が合うか。依頼した件数が、成果物と確認待ちの一覧で全部説明できるかを見ます。
2. 差し戻しの理由が何か。入力の古さと手順の不足なら依頼票を直して広げられ、都度の判断が理由なら対象外へ移します。
3. 承認が期限に間に合ったか。1件ずつ見る時間が取れなかった月は、件数を減らして承認の三項目は変えません。
4. 期限を越えた原因が、外注先の作業か社内の情報提供か。社内が原因のまま広げると、相手を変えても同じ遅れが出ます。

四つが読めたら、次に決めるのは広げ方です。合成例では請求書の下書きと送付準備の32件で1か月を回したので、次は別の作業へ移ります。入金の照合へ広げるなら、範囲が自動で広がるのではなく、新しい業務依頼票を1枚作ってください。渡す資料は入出金の明細に変わり、見るだけの権限にとどめ、口座を操作できる権限は渡しません。例外のときの扱いも作業ごとに決め直し、同じ五つの記録を次の月も残します。

何件以下なら合格という数は、ここでは決めません。請求の件数と送付の期限で変わるためです。自分の事業で「送付が間に合う範囲」を先に出し、そこから逆算して決めてください。

四つがそろっても、手が空くとは限りません。減るのは、1件ずつ金額を計算して転記する時間です。増えるのは、入力をそろえる時間と、1件ずつ承認する時間です。合計で楽になるかどうかは、2か月目の記録で確かめます。

うまくいかないときの戻し方

詰まったときに戻る場所は、業務依頼票の欄です。相手を変える前に、どの欄が足りないかを見ます。次の表の戻り先は欄の名前までで、どの値をどこまで動かすかは関係者で決めます。合成例に書いた直し方は一例で、合意なしに締切や承認の項目を変える前提ではありません。

欄を直しても戻らないときは、範囲を狭めます。全部を社内へ引き取る前に、次の五つを順に進めてください。

1. 次の月の対象作業を、毎月同じ金額の20件だけに狭めます。承認の三項目と送付の期限は変えません。
2. 狭めた理由と、元に戻す条件を依頼票へ書き足します。
3. 契約の期間と、変更や解約を申し出る期限を契約書で確かめます。
4. 終える場合は、アカウントの停止と、資料の返却または削除の報告を受けます。
5. 戻した月は、社内で35件を作る時間を先に空けておく必要があります。

一度に全部を社内へ戻すと、翌月の締めで同じ詰まりが起きます。戻すのは対象作業の範囲だけで、記録する五つはそのままです。狭めた範囲で1か月を回し、どの欄が効いたかを見てから広げ直します。

契約を途中で変える、解約するといった判断には、契約書の条項と相手との取り決めが関係します。ここで示したのは社内の進め方だけで、契約そのものの可否は決められません。必要になったら、弁護士など契約に詳しい専門家へ確かめてください。

最初の一歩は、1か月の事務作業を書き出すところから

任せられるかどうかは、相手の力量より先に、渡す範囲が作業の単位まで下りているかで決まります。九項目が埋まった依頼票が1枚あれば、何を渡し、何を返してもらい、どこで止めるかを言えます。外注が進まない状態から抜けるのは、この1枚が埋まったときです。

今日やるなら、1か月の事務作業を書き出し、作業、月の回数、手順の決まり方、判断が入る箇所の四つを並べるところまでで足ります。合成例の表は五行ですが、三行でも始められます。並べ終えたら、回数が多くて判断の少ない行に印を付けてください。

依頼先を探すのは、そのあとで構いません。印を付けた行の九項目を埋め、1か月だけ試して五つを記録してみてください。空いている欄が、次に決めることの一覧になります。