内製と外注は、会社ごとではなく業務ごとに決める

内製とは、その仕事を自社の人が自分たちで行うことです。外注は、社外の会社や個人に頼んで代わりに行ってもらう形を指します。言葉の意味だけならここで終わりなのに、実際の判断が重くなるのは、たいてい「経理を外注するかどうか」のような大きなかたまりで考えているからです。

経理と一口に言っても、中身は同じではありません。領収書の仕分け、会計ソフトへの入力、支払データの作成、支払の承認、資金繰りの見通し。手順が決まっている作業と、自社の事情を知らないと決められないものが、同じ名前の中に混ざっています。

かたまりのまま外へ出そうとすると「うちの事情は社外の人には分からない」で止まり、かたまりのまま抱えると「人が足りない」で止まります。どちらの結論も、比べる単位が大きすぎるところから来ています。

決める単位は、部署でも職種でもなく、毎月くり返し起きる一つの流れです。たとえば「請求書の発行」「月末の勤怠集計」「採用応募への一次返信」。このくらいの粒で並べると、どれを自分たちで持ち、どれを任せるかを別々に決められます。同じ会社の中で内製の業務と外注の業務が混ざっていて構いません。

内製と外注、それぞれの強みと引き受ける手間

内製の強みは、事情を知っている人が近くにいることです。外注の強みは、必要な力を必要な量だけ、採用や育成の時間を待たずに借りられることです。

この二つは、そのまま裏返しの弱点にもなります。社内の人は事情に詳しい代わりに、その人が休むと止まります。社外の相手は手が空いていればすぐ動ける代わりに、社内の事情は渡した分しか知りません。

観点ごとに並べると、向き不向きの形が見えてきます。

表のどこかに「こちらが上」と書けそうな行はありません。強いところと、その裏で引き受ける手間が、観点ごとに入れ替わっているだけです。だから、全部の行で勝った側を選ぶのではなく、その業務でいま困っている行を先に見ます。人手が足りなくて回らないのか、やり方が特定の人の頭の中にしかないのか。困っている行が違えば、選ぶ側も変わります。

もう一つ、外注できるのは単純な作業だけ、と決めてかからないほうがいいです。決められた基準の中で一次的に判断してもらうことも、資格や専門知識をふまえた評価や助言を受けることも、契約と権限の決め方しだいで頼めます。この記事では、そのうえで「誰が手を動かすか」と「誰が最後に決めて結果に責任を持つか」を分けて考えていきます。

費用は見積額ではなく、社内に残る手間まで含めて比べる

費用を比べるとき、外注の見積額と担当者の人件費だけを並べると、実際の負担とずれます。どちらを選んでも、社内には必ず何かの手間が残るからです。

内製なら、作業そのものの時間に加えて、教える時間、休んだときの代わりの手当て、やり方を思い出す時間が乗ります。外注なら、依頼の説明、資料の受け渡し、上がってきたものの確認、直してもらう往復が乗ります。どちらの列にも、金額の下に時間が隠れています。

同じ土俵に乗せるために、まず一か月分を時間で書き出す方法がおすすめです。

• 自社でやる場合の作業時間と、新しく入った人に教える時間
• 募集、面接、入ってすぐの指導にかかる時間
• 依頼する場合の説明と、渡す資料をそろえる時間
• 返ってきた内容の確認、差し戻し、直しを待つ時間
• ツールの用意、アカウントと権限の管理にかかる時間
• 担当者や委託先が変わったときに、やり方を作り直す時間

並べるときは、内製と外注で同じ業務範囲、同じ期間にそろえてください。片方は繁忙月、もう片方は落ち着いた月、片方は作業の一部だけ、では比べたことになりません。そのうえで、直接払う金額と、どちらを選んでも社内に残る時間を同じ紙に置きます。時間を金額に置き換えたい場合は、内製側と外注側で同じ数え方を使ってください。片方だけ実際の給与から計算して、もう片方は思いつきの時給、では結論がぶれます。

この中で見落とされやすいのは、確認と待ちの時間です。支払う金額は請求書に載りますが、確認と待ちの時間はどこにも載りません。しかも、任せた翌月にすっと消えるとは限らない。かといって、ずっと同じ量が続くわけでもありません。依頼する量、相手の慣れ、契約でどこまでを任せているか、差し戻しがどのくらい出るかで増えたり減ったりします。だから、最初の数か月は金額の欄と時間の欄を分けて残しておくと、あとで「思ったより楽になっていない」と感じたときに、どこが重かったのかを見返せます。

数字をきれいに出す必要はありません。だいたいの時間でも、書いてあるものと頭の中にあるものでは、比べやすさが変わります。

業務を処理・判断・承認に分けると、任せられる範囲が見える

一つの業務は、たいてい三つの層でできています。手順に沿って手を動かす「処理」、材料を見て決める「判断」、最後に責任を持って通す「承認」です。

請求書の発行で考えてみます。契約内容から金額を計算してフォーマットに入れ、送付の準備をするところまでが処理です。値引きをどう扱うか、支払いが遅れている取引先へ今月も同じように出すか、締日をまたいだ案件を今月に入れるかは判断になります。そして、最終的にこの内容で送ると決めるのが承認です。

ここで分けておきたいのが、「誰が手を動かすか」と「誰が決める権限を持ち、結果に責任を負うか」です。この二つを一緒にして考えると、判断が少しでも絡む仕事は全部社内、という結論に流れてしまいます。

手を動かす側から見ると、いちばん外へ出しやすいのは処理です。手順が決まっていて、同じ材料を渡せば同じ形で返ってくるので、食い違いが起きにくい。ただ、任せられるのはそこだけではありません。「この条件に当てはまるものはこう処理してよい」と基準を文章にできる一次的な判断は、範囲を決めれば頼めます。税務や労務のように、資格や専門知識をふまえた評価・助言を外の専門家から受ける形も一般的です。手順がまだ固まっていない業務にしても、社内で完成させてから渡す道だけではなく、目的と受け入れ条件を自社側で決めたうえで、進め方は相手と一緒に作っていく道があります。

一方、社内に残しておきたいのは権限のほうです。基準から外れた例外をどう扱うか、依頼が重なったときにどれを先にするか、最終的にこの内容で出すと決めること。そして取引先や関係先に対して、結果に対する責任を負うこと。これらは自社の事情や社内の決まりと切り離せないので、実務を外へ出していても社内の責任者が持っておくほうが動きやすくなります。

どこまでを相手の判断に任せ、どこから社内へ戻すかは、契約でどう取り決めたか、扱う情報の性質、社内の規程で誰に権限があるかによって変わります。決めるときは、三つを書いておくと迷いません。相手が自分で決めてよい範囲、社内へ確認を上げる条件、最後に承認する人。

この線を引かないまま「あとはお任せします」と渡すと、相手は迷うたびに確認を返してきます。確認が増えれば、社内の手間は減りません。任せたはずなのに前より忙しい、という感覚は、この形から生まれやすいです。逆に、基準の中は相手が進め、外れたものだけが戻ってくるようにすると、社内で見る量は絞られます。

内製・外注・併用、それぞれが向く条件

選べる形は二つではなく、三つです。すべて社内でやる、まとめて外へ出す、手を動かす部分を外へ出して決める権限を社内に残す。三つ目を併用と呼びます。

内製が向きやすいのは、その業務が自社の商売の中心に近く、やり方そのものが強みになっている場合です。判断の材料が社内にしかなく、条件を言葉にしづらい仕事も、いったん社内で形にするほうが早いことが多いです。人手に余裕があるかどうかより、他の人へ説明できる形になっているかで見ると考えやすくなります。

外注が向きやすいのは、手順が決まっていて量が多く、社内で育てるより借りたほうが早い業務です。繁忙期だけ量が跳ねる仕事や、専門の知識が必要で年に数回しか出番がない仕事も、外の力を借りやすい部類に入ります。担当が一人しかいなくて、その人が休むと完全に止まる業務も候補です。手順がまだない業務でも、目的と受け入れ条件をこちらが決められるなら、進め方から一緒に作ってもらう形を選べます。

実務では三つ目に落ち着くことが多いです。毎月の処理と基準内の一次判断は外へ、例外の扱いと最終の承認は社内に。この形なら、社内の知識が完全には抜けません。数か月に一度、自分たちで一巡してみる時間を残しておくと、やり方を思い出す手がかりも残ります。

どの形を選んでも、途中で変えて構いません。半年後に量が変われば、置き場所も変わります。最初の選択を正解にしようとするより、変えられる形にしておくほうが楽です。

小さく試して、広げるか戻すかを決める

いきなり全部を渡さず、一つの業務で試すところから始めるのがおすすめです。合うかどうかは、契約書や提案資料より、実際に一往復させたほうが早く分かります。

試すときの順番は、次のようになります。

1. 繰り返す業務を一つ選ぶ。毎月必ず起きて、手順がある程度決まっているものが向いています
2. 入口と出口を書く。何を渡し、何が返ってくるか、いつまでか、例外はどこへ戻すか
3. 渡す材料をそろえる。見本、過去の完成物、必要なアカウントと権限の範囲
4. 範囲を区切って試す。一部の取引先だけ、今月だけ、一つの種類だけ
5. 社内側の時間を記録する。説明にかかった時間と、差し戻した回数
6. 続ける、直す、戻すのどれかを決める

四つ目の「範囲を区切る」が、いちばん効きます。全取引先ではなく、出来上がりを自分たちで確認しやすい一部の取引先だけ。全部の月ではなく今月だけ。こう絞っておくと、合わなかったときに戻すのが簡単です。

五つ目の記録も、あとで効いてきます。説明に何分かかったか、差し戻しが何回あったか。この二つが分かると、続けるかどうかの話し合いが、印象ではなく事実で進みます。試す期間は、その業務が一巡する長さに合わせてください。月次の仕事なら一か月分が一巡、週次の仕事ならもう少し短く見られます。

いつでも戻せる状態を残しておく

外注を始めるときに、終わり方も一緒に決めておくと、あとが楽になります。ずっと同じ相手に頼み続けられるとは限らないからです。担当が変わる、料金が変わる、こちらの体制が変わる。理由はどれもよくあることです。

戻せる状態というのは、社内へ引き取ることも、別の相手へ移すこともできる状態のことです。次のあたりを決めておくと、その形に近づきます。

• 手順のメモを自社側にも置く。相手が作った手順書でも、写しを自社の保存場所へ入れておく
• アカウントとデータの持ち主をはっきりさせる。自社名義にしておくのが分かりやすい一例で、相手の環境を使う場合は、契約が終わったときに誰のものとして扱われるかを先に確認する
• 作ったものの置き場所と、取り出し方を決める。相手のツール上で作業する形でも、必要なときに自社側へ出せるかを見ておく
• 出力形式を後から使える形にそろえる。画像やPDFだけでなく、編集できるファイルでも受け取る
• 終わり方の条件を最初に決める。引き継ぎの範囲、返してもらうもの、消してもらうもの、いつまでに伝えるか

このうち忘れられやすいのが、データの持ち主と出力形式です。相手側の環境で作られたものが相手側にしか残らず、取り出す方法も決めていないと、契約が終わった日に手元が空になります。相手の環境で作業してもらうこと自体は珍しくないので、置き場所を全部こちらへ寄せるかどうかより、必要なときに取り出せるか、終わったときに返ってくるか、という見方のほうが現実的です。

情報の扱いは、渡す範囲と管理の条件をセットで決める

外へ出すとき、情報の扱いが必ずついてきます。ただ、「大事な情報だから社外には出せない」で止めてしまうと、選べる形が一つ減ります。考える順番は、出せるか出せないかではなく、どこまで渡し、どう管理し、誰が責任を持つかです。

運用として先に決めやすいのは、この四つです。

• 渡す情報を、その作業に必要な範囲まで絞る
• やり取りと保管の場所を決める。自社が用意したアカウントと保存場所を使う形が分かりやすく、相手の環境を使うなら、そこを使ってよいかを社内の決まりに照らして先に確かめる。個人の端末や私用のメッセージアプリで扱わないのは、どちらの形でも同じです
• 権限を止める手順とタイミングを決める。担当交代、契約終了、しばらく休むときの三つ
• 扱う情報の種類に合わせて、契約や取り決めの内容を確認する

相手側の環境で作業してもらう場合は、見ておく項目が増えます。日々の使い方でいえば、誰がどこまで見られるか、ログインをどう守るか、いつ誰が何をしたかの記録が残るか。終わり方でいえば、データを自社側へ出せるか、契約のあとに消してもらえるか、何かあったときにいつ誰へ連絡が来るか、別の会社へ再委託されることがあるか、そのときの責任をどう分けるか。全部を毎回そろえる必要はありませんが、扱う情報が重いほど、確認する項目は増えていきます。

個人情報や、取引先から預かっている情報が含まれる場合は、契約や社内の決まりで求められる条件が変わります。当てはまる決まりは業種や情報の中身で違うので、最新の内容を確認するか、必要に応じて専門家へ相談してください。

押さえておきたいのは、社内に置けば安全、社外に出せば危険、という単純な線ではないところです。社内でも権限が全員同じなら見える範囲は広いままですし、社外でも、渡す範囲、権限、記録、終わり方、責任の分け方を決めておけば危なさは下げられます。どちらの形でもゼロにはなりません。だから「安全かどうか」ではなく、「どこまで下げて、残った分を誰が引き受けるか」で見るほうが決めやすいです。

内製と外注の判断でつまずきやすいところ

一つ目は、会社まるごとで決めようとすること。「経理は外注」「総務は内製」と大きく決めると、中に混ざっている判断まで一緒に動いてしまいます。業務の名前ではなく、流れの単位で見てください。

二つ目は、見積額と人件費だけを、しかも違う条件で比べること。ここで止まると、外注後に残る説明と確認の時間が計算に入りません。決めたあとで「思ったより楽にならない」と感じる原因は、たいていこの抜けです。

三つ目は、目的も受け入れ条件も決めないまま丸ごと渡すこと。「いい感じにお願いします」で渡された側は、質問を返すしかありません。手順が固まっていない業務を外へ出してはいけない、という話ではないです。進め方から一緒に作る場合でも、何のためにやるのかと、どうなったら合格かだけは自社側で持っておく。そこが空のままだと、相手が誰でも同じ場所で止まります。

四つ目は、決める権限と責任の持ち主をあいまいにしたまま進めること。基準の中の判断を任せること自体は問題ありませんが、例外が出たとき誰へ上げるのか、最後に承認するのは誰かを決めていないと、何かあったときに動けなくなります。任せる範囲、戻す条件、承認する人。この三つは書いておいてください。

五つ目は、戻せる状態を残さないこと。手順もデータも相手側にしかなく、取り出し方も決めていないと、条件が合わなくなっても動けません。関係が良いうちに終わり方の話をしておくほうが、あとで困りません。

まとめ：一つの業務で、処理・判断・承認を書き分ける

内製か外注かは、会社の方針として一度決める話ではなく、業務ごとに何度でも見直せる話です。手を動かす部分は、決まった処理でも、基準を書ける一次判断でも、専門的な評価でも、条件を決めれば外へ出せます。残しておきたいのは、例外をどう扱うかを決める権限と、最終の承認、そして結果に対する責任の持ち主です。

費用の比較では、同じ業務範囲と同じ期間にそろえたうえで、支払う金額と、社内に残る説明・確認・待ちの時間を、同じ紙の上に置きます。片方だけを見ると、必ずどちらかが安く見えます。

最初の一歩として、繰り返している業務を一つ選んで、三行だけ書いてみてください。どこまでが処理か、どこからが判断か、最終的に承認するのは誰か。この三行が書けた業務は、外へ出すときも社内に残すときも、話が早く進みます。書けなかった業務は、外注できない業務というより、まだ言葉になっていないだけです。誰かに説明するつもりで書き出すところから始めれば十分です。